Una buena preparación del viaje de negocios puede determinar el éxito de la misión. Revisa qué hay que tener en cuenta para organizar tu partida, planificar los días y hacer seguimiento posterior.
Hoy en día, el viaje de negocios profesional se considera una de las herramientas más eficaces en la prospección de exportaciones. El viaje de negocios es una inversión de alto coste; por ello, el viaje de negocios debe prepararse meticulosamente, para evitar gastos innecesarios. Una buena preparación puede determinar el éxito de la misión. Permite a la empresa acceder a los mercados extranjeros, buscar nuevos socios comerciales y elaborar contratos con empresas extranjeras.
La organización de un viaje de negocios profesional comprende tres etapas esenciales: la preparación de la salida, la organización sobre el terreno y el seguimiento de la misión.
Preparando tu salida | Sobre el terreno | Organizando el seguimiento
Preparando tu salida
Deberías reservar tu billete de avión lo antes posible, tanto más cuanto que algunos destinos no tienen un servicio regular. Reservar con antelación te permite pedir presupuestos a las agencias de viajes y encontrar la mejor relación calidad-precio. En algunos casos, hay que prever la llegada con uno o dos días de antelación (durante el fin de semana, por ejemplo), para recuperarse del jet lag y preparar las reuniones.
El alojamiento es tan importante como el viaje. De hecho, la reserva del hotel también debe hacerse con antelación. Debes saber que durante las ferias, los hoteles suelen estar llenos. Elegir un hotel no es algo que deba tomarse a la ligera. Hay que comprobar si es posible organizar reuniones, o recibir faxes, y si la ubicación es adecuada para tus reuniones, especialmente en las grandes ciudades.
Pero la preparación de un viaje de negocios profesional no se limita a reservar un billete y un hotel. Antes de cada salida, el viajero debe informarse sobre las costumbres locales recabando información práctica sobre su destino. Debe adaptarse en la medida de lo posible a las costumbres locales. Esta información tiene en cuenta los horarios de las comidas, los regalos o incluso la forma de vestir.
Debes preparar con suficiente antelación los documentos que necesitarás sobre el terreno (folletos, catálogos, listas de precios). Deberán estar traducidos al idioma del país (o al menos al inglés). Si necesita utilizar los servicios de un intérprete, te recomendamos que te pongas en contacto con él con antelación, para instruirle sobre tus productos y/o servicios, ya que será él que hable directamente de ellos. Además, no esperes hasta el último momento para comprobar la validez de su pasaporte, o para solicitar los visados y hacerte las vacunas que se exigen para determinados destinos. El viajero también debe comprobar que su tarjeta de crédito es válida, obtener un permiso de conducir internacional y tener alguna moneda del país para pagar los taxis o las propinas a su llegada.
Sobre el terreno
Una vez en el lugar, la mayor parte de tu tiempo lo dedicarás a tus diferentes reuniones. Sobre todo, debes confirmarlas o avisar si te retrasas. En cualquier caso, un exportador debe saber gestionar su tiempo para no agobiarse (y dar una mala impresión a los posibles clientes). Debe ser flexible y limitar el número de reuniones en un día. Es mejor planificar algunos días más para gestionar mejor tu tiempo y trabajar a fondo cada contacto. Por lo general, se ha observado que se pueden celebrar de 2 a 4 reuniones en un día.
Organizando el seguimiento
El seguimiento es quizá la etapa más importante de la misión.
Consiste en concretar y asegurar los distintos contactos establecidos en el extranjero. A su regreso, un exportador siempre debe agradecer personalmente a sus contactos y enviarles la documentación que solicitaron o la información que les prometieron. Una empresa que no haga esto, corre el riesgo de arruinar sus contactos inmediatamente. La empresa debe capitalizar los resultados de la misión de inmediato. Un contacto que no se reactiva en la semana siguiente al viaje se considera un contacto perdido. Este contacto perdido supone un fracaso comercial y una pérdida de dinero.
