La preparación de un stand de exposición es clave para el éxito en una feria comercial. Si asistes antes como visitante podrás hacerte una idea general de cómo participar como expositor…
La participación en ferias comerciales internacionales es una forma excelente de conocer a nuevos compradores y ampliar tu red internacional, especialmente cuando exploras nuevos mercados. Es una oportunidad para presentar tu empresa a un gran número de clientes potenciales y establecer un primer contacto con ellos. Sigue estos consejos para optimizar tu participación.
Visitar una feria | Participación en una exposición
Visitar una feria
Antes de plantearse la posibilidad de participar en una feria, asiste a ella como visitante. La visita te permitirá elegir los productos más adecuados para tu exposición, identificar los lugares estratégicos y darle una idea general sobre cómo participar como expositor. Conozca los últimos productos, los medios de comunicación más relevantes asociados a la exposición y establezca los primeros contactos con los organizadores.
La visita a los stands de las ferias te permite hacerte una idea de los puntos fuertes y débiles de los distintos eventos y seleccionar los más adecuados para los productos de tu empresa. La visita a un stand de feria requiere preparación y es una inversión de la que hay que sacar el máximo rendimiento. Es imposible visitar todos los stands. Por lo tanto, es mejor consultar previamente el catálogo de expositores y buscar los stands de tus competidores y los de otras empresas relacionadas con tu campo.
Participación en una exposición
La preparación de un stand de exposición es crucial para el éxito en una feria. Antes de dar cualquier paso, la empresa debe establecer un calendario de planificación de 12 meses. La preparación es decisiva porque es lo que determina si la feria será un éxito o un fracaso para tu negocio.
Preparación
Un detalle importante: asegúrate de obtener un Cuaderno ATA para tu exposición y tus muestras, de modo que no tengas que pagar los derechos de entrada y salida de tu país y del país donde expones.
| PLANIFICACIÓN | ||
| Calendario | Tareas a realizar | Observación |
| 12 meses | Ubicación del stand | Reservar un stand con antelación significa que tendrá la ubicación más estratégica. |
| 11 meses | Seleccionar los productos que atraen al público objetivo. | Los productos deben seleccionarse en función del público objetivo. |
| 10 meses | Planificar la decoración del stand Reserva del hotel |
La decoración debe estar cuidada y bien diseñada,
ya que tiene un efecto directo en la atracción de
visitantes. Las habitaciones de hotel deben reservarse con antelación, ya que los hoteles suelen estar totalmente reservados durante los periodos de exposición. |
| 9 meses |
Diseño del stand Preparación del equipo que se va a exponer |
El periodo de diseño varía según el tipo de
stand. Un stand personalizado requiere un periodo más
largo que el requerido para el stand entregado por el
organizador. Hay que prepararlo para que se ajuste al modo de transporte |
| 8 meses | Reserva de las conexiones de agua y electricidad (teléfono, fax, etc.) | |
| 7 meses | Finalizar el material promocional | La afluencia a su stand puede incrementarse con un buen material promocional. |
| 6 meses | Establece estrategias de relaciones públicas | Establece tu política de relaciones públicas para el evento: en el país para atraer a tus clientes potenciales, pero también en tu país de origen para destacar tus actividades. Piensa en las actividades que se llevarán a cabo en tu stand. |
| 5 meses | Construye tu equipo | Reúne y forma a tu equipo: selecciona a los empleados que te acompañarán en el salón y explica tus funciones en este evento. Contrata personal local si es necesario. |
| 4 meses |
Verificación del equipo Reserva del transporte del equipo Preparación del material de marketing (carpetas impresas, catálogos, etc.) Comprar publicidad en el catálogo de la feria. |
Para el transporte de la mercancía, contratar a un transportista con experiencia en ferias internacionales. |
| 3 meses |
Reserva de billetes de avión Verificación de los pasaportes Preparación de las tarjetas de invitación |
Las invitaciones son el mejor medio para garantizar que los visitantes se interesen y visiten su stand. |
| 2 meses |
Solicitud de seguro Solicitud de visados (si es necesario) Someter a las vacunas necesarias |
|
| 1 mes |
Solicitud del carnet ATA Invitaciones por correo |
|
| Los últimos días |
Envío de productos Salida del personal Mantenimiento del stand Verificación del stand Verificación de los productos Comprobación de la seguridad |
El periodo de envío de los productos puede ser más largo en el caso de destinos lejanos y la gestión del stand depende de la apertura del mismo a los expositores. |
El coste
El montaje de un stand de feria es costoso, pero debe considerarse como una inversión. Los gastos a realizar son los siguientes:
| GASTOS | |
| Gastos de exposición |
Alquiler del stand Publicidad en el catálogo de
expositores Gastos de inscripción y distintivos |
| Gastos de montaje |
Partición, mobiliario, decoración Iluminación y conexión de agua Montaje y desmontaje Teléfono, WIFI, etc. Limpieza del stand |
| Gastos de marketing |
Invitaciones gratuitas Gastos de correo Folletos y carpetas impresas Muestras y material promocional Recepciones |
| Gastos relacionados con los productos |
Embalaje Transporte Seguros |
| Gastos de personal |
Transporte Alojamiento Comidas Intérpretes |
Una vez finalizada la feria, es necesario crear un informe que recoja los resultados de la participación. El informe te permitirá evaluar la calidad y el número de contactos realizados en la feria. Clasifica tus contactos en diferentes categorías, como el tipo de oferta especial, el grado de interés del cliente potencial o su nivel de credibilidad. Podrás crear una lista de contactos prioritarios y adaptar más fácilmente tus sus contactos importantes en cada perfil.
El informe también te permitirá dar un paso atrás en el evento. Realizaun análisis de la información recogida e identifica los aspectos positivos y las áreas de mejora.
Una semana después de la feria deberías enviar un mensaje de agradecimiento a tus visitantes por tu visita al stand y responder a las preguntas o peticiones que hayan tenido. La capacidad de respuesta es crucial y lo mejor es personalizar cada mensaje para llamar la atención de tu interlocutor. Un buen seguimiento demuestra tu profesionalidad y te permite entablar negociaciones con nuevos clientes, responder a las peticiones recogidas en la feria y confirmar los pedidos.
La participación en ferias es una buena forma de dar a conocer tu negocio y promocionar tus productos. La empresa refuerza la fidelidad de tus clientes y crea nuevas oportunidades al conocer a posibles clientes extranjeros
